Desde mayo de 2019, llevar un registro diario de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas y autónomos con empleados. Sin embargo, muchos pequeños negocios aún lo descuidan o lo hacen de forma informal, sin saber que pueden enfrentarse a sanciones importantes.
En este post te explicamos qué consecuencias tiene no cumplir correctamente con esta norma y por qué no deberías dejarlo para más adelante.
¿Qué dice la ley?
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que debe registrarse cada día la hora de entrada y de salida de cada trabajador.
Este registro:
- Debe conservarse durante 4 años
- Debe estar a disposición de la Inspección de Trabajo, de los propios trabajadores y, si los hay, de sus representantes
No tener este control o llevarlo mal se considera una infracción grave.
Tipos de infracciones y sanciones
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica los incumplimientos en leves, graves y muy graves. En el caso del registro horario, normalmente se aplica el nivel grave.
🔴 Infracción grave (art. 7.5 LISOS):
Si no llevas registro, lo haces de forma incorrecta, incompleta, o no lo conservas adecuadamente.
- Multa: entre 751 € y 7.500 € (desde 2024, tras actualización de tramos)
El importe depende del tamaño de la empresa, la reincidencia, el número de trabajadores afectados, y si ha habido perjuicio para los empleados.
¿Cuándo puede multarte la Inspección?
La Inspección de Trabajo puede pedir los registros de jornada en cualquier momento, aunque no haya denuncia previa.
Algunas situaciones frecuentes donde actúan:
- Inspecciones rutinarias por sectores de riesgo
- Revisión tras una denuncia de un trabajador
- Investigación de posibles horas extra no pagadas
- Reclamaciones por despido o conflicto laboral
¿Qué otros riesgos legales hay?
Además de la multa directa, no tener el registro puede jugar en tu contra ante cualquier reclamación laboral.
🔸 Si un empleado reclama horas extra y no hay registros fiables, los tribunales suelen dar credibilidad al trabajador.
🔸 No poder demostrar las jornadas puede complicar:
- Un despido disciplinario por faltas de puntualidad o absentismo
- Una defensa ante impago de horas
- La justificación del cumplimiento de convenios o contratos
¿Y si solo tengo un empleado?
Da igual si tienes uno o cincuenta. La ley no establece mínimos. Basta con tener una relación laboral (un contrato con un empleado) para que la obligación de registrar la jornada sea exigible.
Muchas sanciones han recaído en microempresas o autónomos que pensaban que por ser pequeños estaban fuera de esta obligación.
¿Y si registro en papel y lo pierdo?
Eso también es un riesgo. El registro debe guardarse durante 4 años y estar accesible si se requiere. Si usas papel, debes tener copias organizadas, por ejemplo, escaneadas y almacenadas digitalmente.
¿Y si mi sistema de fichaje es informal o editable?
Un registro que puede modificarse a posteriori sin control (por ejemplo, una hoja de Excel sin protección) no se considera fiable.
Lo importante no es solo registrar, sino poder demostrar que el sistema es seguro, veraz y verificable.
Conclusión
Cumplir con el registro de jornada no es una opción, es una obligación legal.
Y no hacerlo no solo implica multas económicas, sino también perder protección jurídica en caso de conflicto.
La buena noticia: implementarlo bien no es difícil ni caro, especialmente en pequeños negocios.
🡒 En el próximo post:
¿Qué pasa si no cumples con el registro de jornada? Sanciones y riesgo