El registro de jornada es obligatorio para cualquier empresa o autónomo con empleados, sin importar el tamaño del negocio. Pero si tienes una microempresa o eres autónomo con 1 o 2 trabajadores, probablemente no tengas departamento de RRHH ni tiempo para complicaciones.
Por eso, en este artículo te explicamos cómo poner en marcha el registro horario de forma sencilla, legal y adaptada a tu realidad.
Paso 1: Elige el sistema de registro
Lo primero es decidir cómo vas a llevar el control horario. La ley no impone un sistema concreto, pero sí exige que sea:
- Diario
- Fiable
- Verificable (que se pueda demostrar)
- Conservado durante 4 años
Opciones más comunes para PYMEs y autónomos:
🔹 Papel:
Una hoja de fichaje diaria o semanal donde los empleados firman al entrar y salir.
Ventaja: sencillo, sin costes.
Riesgo: errores manuales, manipulación, más difícil de archivar.
🔹 Excel protegido o plantillas digitales:
El empleado registra su horario en un archivo (local o en la nube).
Ventaja: económico, fácil de compartir.
Riesgo: editable si no se protege correctamente.
🔹 Apps o software de registro horario:
Aplicaciones móviles o de escritorio que permiten fichar con un clic.
Ventaja: automatización, seguridad, control en remoto.
Riesgo: puede requerir inversión, curva de aprendizaje.
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Paso 2: Informa a tus empleados
Aunque no tengas representantes sindicales, debes informar claramente a tus trabajadores de:
- Qué sistema usará para registrar su jornada
- Qué se espera de ellos (por ejemplo, fichar al entrar y salir)
- Cómo se guardarán los datos
Puedes entregar un documento informativo firmado, dejar constancia por email, o incluirlo en el contrato o manual interno.
Paso 3: Establece un protocolo claro
Evita la improvisación. Crea una pequeña guía interna con puntos como:
- ¿A qué hora se debe fichar?
- ¿Qué hacer si se olvidan de fichar?
- ¿Se registra la comida? ¿Las visitas a clientes?
Aunque sea un negocio pequeño, tener reglas claras te protege ante posibles inspecciones o conflictos laborales.
Paso 4: Archiva los registros correctamente
Es obligatorio conservar los registros durante cuatro años, y tenerlos disponibles si:
- Lo solicita la Inspección de Trabajo
- Lo pide un trabajador
📁 Lo recomendable es guardar los registros por empleado y por mes, ya sea en carpetas físicas o digitales, organizadas por fecha.
Paso 5: Revísalo de forma periódica
Comprueba cada cierto tiempo que:
- El sistema está funcionando
- No hay fichajes incompletos o errores
- Se están almacenando correctamente los datos
Así evitarás sorpresas en caso de inspección o reclamación.
¿Y si mi plantilla está en remoto o viaja?
En esos casos es aún más importante usar un sistema que permita fichar a distancia (por ejemplo, apps móviles o sistemas en la nube). No importa si no están en la oficina: la obligación de registrar la jornada sigue vigente.
🔐 Consejo final:
Aunque seas una pequeña empresa, cumplir con esta norma te protege legalmente y te da seguridad ante conflictos. No lo veas como una carga, sino como una forma de ordenar mejor el tiempo de trabajo y prevenir malentendidos.
🡒 Próximo post:
¿Qué pasa si no cumples con el registro de jornada? Sanciones y riesgos.
¿Cómo implementar el registro de jornada en una pequeña empresa paso a paso?